Código de ética y política de confidencialidad, imparcialidad, juicio e integridad operativa

1. Objetivo

Indfar ha establecido de manera orgánica los principios y conductas con que se ha forjado su trayectoria, siempre con apego a principios éticos, de integridad personal y de respeto a las normas establecidas. Ellos son particularmente significativos, han sido pilares fundacionales de la Empresa y están basados en el valor de la austeridad, la honestidad, el trabajo bien hecho y el valor de la palabra otorgada.

Con este propósito, rige un “Código de ética – Principios y Valores”, en adelante también ”Código de ética, política de confidencialidad, imparcialidad, juicio e integridad operativa”, en el que se explicitan los principios y políticas de acción que deben orientar la conducta de cada persona integrante de la Empresa; tanto en la ejecución del servicio como en la relación con proveedores, clientes internos, externos y demás entidades relacionadas; promoviendo que la relación profesional, comercial, laboral se establezcan sobre la base de la transparencia y ética adecuada, generando el mejor escenario para el desarrollo del negocio.

Es obligación de todos en Indfar observar dicho Código, no sólo para garantizar que las actividades que se realizan se apeguen estrictamente a todas las normas que son aplicables a la Empresa, sino también como una forma de lograr elevados estándares de responsabilidad social corporativa, transparencia y respeto entre las personas, lo que necesariamente se reflejará en una organización más segura, más productiva y más grata para trabajar.

2. Campo de aplicación

El presente ”Código de ética, política de confidencialidad, imparcialidad, juicio e integridad operativa” aplica e incluye a todo el personal de Indfar, proveedores de bienes o servicios, clientes y demás entidades o profesionales que tengan relación con nuestra empresa, en Chile y en todos los países en los que Indfar tenga sucursales, filiales o realice negocios.

Está orientado para evitar intervenir en cualquier actividad que pueda disminuir la confianza en su competencia, imparcialidad, juicio o integridad operativa.

3. Responsabilidades

La Gerencia General y la Gerencia Técnica y de Calidad de Indfar, son responsables de verificar y de hacer cumplir el presente procedimiento y su objetivo; en los países donde Indfar tiene oficinas y/o presta servicios.

4. Definiciones

  • Actividad de abastecimiento: Incluye todas las actividades que se realicen dentro de los procesos de evaluación y contratación de proveedores, compras, negociación, prestación de servicios externos, ordenes de compra (OC), entrega de bienes o servicios externos, ejecución y control de servicio, materiales de apoyo a la venta, servicios logísticos y servicios generales.
  • Suntuoso (lujo): artículos cuyo valor sea mayor a U$ 50.00 considerados en el lugar de recepción.
  • Relación comercial: conjunto de acciones que buscan generar una relación de largo plazo y de valor económico para y entre las compañías involucradas. Incluye todas las funciones y actividades de determinación de especificaciones de calidad, diseño, coordinación y ejecución de servicio también las comerciales de venta y mercadeo, entre otras.
  • Cliente Externo: compañía a la que Indfar le vende productos, materiales o servicios para satisfacer las necesidades de su negocio.
  • Proveedor: compañía que vende productos, materiales o servicios a Indfar para satisfacer las necesidades del negocio.
  • Clientes y Proveedores Estratégicos / Claves: Denominados así por la compañía, con quienes se mantiene una relación madura, estable, de alto impacto, con intercambio de información estratégica y visión de negocios de largo plazo.

Estos clientes y proveedores se encuentran identificados en el CRM que utiliza el proveedor de servicios externos contratado por Indfar, para realizar las actividades de Administración y Comercial de Indfar, bajo el código y nombre: DI-LM-004 LMPC “Proveedores” y en la base de datos de “Cuentas”

  • Cliente y Proveedores Estándar: son los demás clientes y proveedores vinculados al portafolio de la empresa, diferentes a estratégicos y claves que abastecen a Indfar y viceversa, de manera regular, o de única venta de productos materiales o servicios, los cuales deben cumplir con los procesos regulares de planeación, transaccionales de compra, venta, entrega y facturación.
  • Prospectos y Proveedores Potenciales: todos aquellos clientes y proveedores que no hacen parte del actual portafolio de clientes y proveedores de la empresa, con los que la empresa está interesada en hacer negocios.
  • Conflicto de Intereses: surge entre colaboradores y clientes, prospectos, proveedores si tienen relación bajo los siguientes grados de consanguinidad y afinidad.
    • 1er grado: Padres, Suegros, Esposo (a), Hijos, Yerno/Nuera.
    • 2do grado: Abuelos, Hermanos, Cuñados, Nietos.
    • 3er grado: Bisabuelos, Tíos, Sobrinos, Biznietos.
    • 4to grado: Primos.

5. Políticas

Todo trabajador en Indfar es responsable individualmente de sus acciones y se compromete a actuar en respeto de los principios y valores de la Empresa. Asimismo, se compromete a conocer y cumplir íntegramente con el ”Código de ética, política de confidencialidad, imparcialidad, juicio e integridad operativa”

En toda operación, ya se trate de celebración de ejecución de contratos, servicios, manejo de proveedores, asuntos públicos, privados u otros que supongan el uso de recursos de la Empresa, todo trabajador deberá actuar con profesionalismo, honestidad, veracidad, transparencia y eficiencia, favoreciendo siempre el beneficio de la compañía por sobre de toda preferencia o contacto personal.

Indfar para para garantizar mantener su independencia, imparcialidad, juicio e integridad en los resultados de los servicios realizados, y que las actividades que se realizan se apegan estrictamente a todas las normas que son aplicables a la Empresa considera los aspectos que se detallan a continuación como una forma de lograr elevados estándares de responsabilidad social corporativa, transparencia y respeto entre las personas, lo que necesariamente se reflejará en una organización más segura, más productiva y más grata para trabajar.

  1. Este procedimiento y su política son parte integral del proceso de inducción de los colaboradores nuevos y la reinducción del personal antiguo cuando así se requiera.
  2. Es obligación de todos los colaboradores aplicar esta política, se entiende y espera, que cada uno de ellos ante cualquier duda sobre ¿qué es?, o si alguna de sus acciones podría generar conflicto de interés, faltas a la imparcialidad, juicio e integridad, use su criterio, se rija bajo el código de ética y reglamento interno de higiene y seguridad, pero además consulte de forma inmediata a cualquiera de las dos Gerencias de la compañía.
  3. Todo colaborador de Indfar se compromete, sin distinción alguna, a tener un trato respetuoso e imparcial con cada uno de los stakeholders de la compañía y en cada uno de los servicios ejecutados. Si existiese alguna causa que pudiera generar parcialidad, El colaborador se compromete, de manera inmediata, a notificar a cualquiera de las Gerencias.
  4. Cada uno de los colaboradores de Indfar manifiesta expresamente que, en atención a su trabajo en la Empresa, se obliga a salvaguardar la información confidencial y los derechos de propiedad intelectual e industrial de Indfar y sus steakholders; se obliga expresamente por este acto a abstenerse absolutamente de hacer uso de la información y antecedentes estratégicos aludidos en otras finalidades que no sean aquellas propias de su labor, a no revelar, ni informar ni divulgar a otros, y en caso de duda sobre el carácter confidencial de la información, el colaborador tendrá la obligación previa de consultar a su respectiva jefatura y a cualquiera de las Gerencias de la compañía.
  5. Toda la información recogida en terreno, por terceros o fuentes distintas a él (con la salvedad de información que se encuentra pública), será tratada como confidencial y nunca será divulgada, con la salvedad de que sea requerido revelar información contenida en Informes o Reportes; en ocasión a Auditorías externas o que por ley se le exija a INDFAR S.A. hacerlo.  Si esto llegase a ocurrir el cliente será informado en el momento que sea permitido por las autoridades, o con anticipación en caso de Auditorías externas. Esta información es entregada al cliente mediante la Cláusula 4 de Confidencialidad de las Condiciones Comerciales de INDFAR. S.A. entregadas en los procedimientos de cotización donde se indica que: Dado el caso del sometimiento de INDFAR S.A. a una Auditoría externa, parte de su información pudiera ser revelada a los Auditores correspondientes, por lo cual se notificará por medio de correo de forma anticipada al evento.

El personal de INDFAR S.A. no está facultado para solicitar y/o recibir información de los clientes de parte de terceros, incluyendo autoridades reglamentarias debido a que es un organismo de inspección, no de control. En caso de que se presente el caso de la entrega voluntaria y espontánea de información confidencial de un cliente de esta forma, la misma será tratada con las mismas pautas de confidencialidad. El personal de INDFAR S.A., se compromete a resguardar la confidencialidad de la información, condición reflejada en los contratos de trabajo.

  1. Todo colaborador de Indfar debe informar de manera inmediata a la Gerencia General y a la Gerencia Técnica y de Calidad, si él o ella tiene una relación consanguínea o de afinidad con cualquiera de los steakholders o demás personas que estén o vayan a estar involucradas en cualquiera de los procesos de abastecimiento, comercial y servicio con Indfar.
  1. Queda explícitamente prohibido a todos los colaboradores de Indfar, que tengan vínculo de consanguinidad o afinidad con un steakholder, participar en cualquier etapa (antes, durante y después) de los procesos comerciales, de abastecimiento y de ejecución de servicio en el que su lazo consanguíneo y/o afinidad esté involucrado.
  1. Los colaboradores de Indfar se obligan, a que mientras se encuentre vigente la relación laboral, a no realizar, actividades extra-laborales dentro o fuera del horario de trabajo, en el Laboratorio o en cualquier otra instalación, por cuenta propia o ajena, cualquier actividad directa o indirecta, permanente o transitoria, remunerada o no, que impliquen competencia, que generen una repercusión negativa o un conflicto de interés con las actividades propias del giro de Indfar y/o sus empresas relacionadas.
  1. Los colaboradores de Indfar se obligan a No participar directa o indirectamente como proveedores de bienes o servicios externos requeridos por Indfar.
  1. Los colaboradores de Indfar se obligan a comunicar de forma inmediata a la Gerencia General cuando le sea solicitado o esté participando en entrevistas o procesos externos de contratación ya sea para puesto similares o de “salto de nivel” (skip-level), entendiendo que no hacerlo, puede poner en riesgo la confianza, la confidencialidad y la imparcialidad de Indfar con sus stakeholders.
  1. Los acuerdos técnicos serán realizados únicamente por el Gerente Técnico y de calidad de Indfar y los acuerdos comerciales serán realizados únicamente a través de la Gerencia General de Indfar; de esta forma se evita que el personal pueda hacerse un juicio sobre el cliente, proveedor o servicio solicitado que pueda generar un conflicto de interés o parcialidad al momento de realizar su trabajo.
  1. Ningún colaborador de Indfar debe dar por cuenta propia o ajena, a los steakholders actuales o potenciales gratificaciones, favores o cualquier cosa de valor que influencie la toma de decisiones.
  1. Ningún colaborador de Indfar debe solicitar, insinuar o aceptar gratificaciones, comisiones, bonificaciones de ninguna especie, favores o cualquier cosa de valor de parte de los stakeholders actuales o potenciales de la compañía. En caso de recibir algún obsequio catalogado como suntuosos (de lujo), el colaborador debe informar a su jefe inmediato para proceder con la devolución de este. En el caso que no pueda devolverse (entendiéndose por parte de Indfar, que ese regalo se maneja dentro de un contexto especial, como celebración nacional, reconocimiento, etc.) debe ser entregado a la Gerencia General para ser donado a una fundación, evitando así que se genere un conflicto de interés en la relación comercial y/o compromiso adicional más allá de lo estrictamente profesional.

Se debe evitar la recepción de estos regalos en periodos de negociación, o licitaciones, así se esté cumpliendo con los montos y parámetros establecidos en esta política. La Gerencia General siempre mostrará el soporte de haber realizado la donación a una fundación.

  1. Entendiendo la importancia de generación de nuevas alternativas de abastecimiento, incremento de la Innovación, generación de nuevos negocios, cultivar, desarrollar y mantener una buena relación comercial con los diferentes steakholders, la Gerencia General y la Gerencia Técnica y de Calidad de Indfar podrían estar autorizados a aceptar invitaciones a desayunos, almuerzo y cenas de trabajo para los clientes y por parte de los proveedores, realizar visitas a instalaciones del proveedor solo con el ánimo de generar un espacio de cortesía, ambiente de transparencia y conocimiento mutuo para el desarrollo del potencial negocio con el proveedor.

Estas invitaciones se rigen bajo los siguientes criterios:

  • Para clientes y proveedores claves / estratégicos, se debe procurar que estas invitaciones sean compartidas con la empresa en un 50% de las veces.
  • Para proveedores estándar cada evento y/o invitación (cuenta a pagar) será asumida 50% por el proveedor y 50% por Indfar.
  • Solo se pueden aceptar invitaciones para viajes con gastos pagados total o parcialmente por parte de los proveedores (estratégicos, claves y estándares), siempre y cuando estos estén relacionados con proyectos específicos, capacitaciones, ferias o foros, que permitan el mejoramiento de la relación comercial con el proveedor y aporten valor al negocio.
  • Todo viaje pagado por el proveedor debe ser en clase económica y habitaciones estándar acorde con la disponibilidad de reservas del momento, siguiendo las políticas de viaje que Indfar aplica internamente. Las excepciones deben estar aprobadas por la Gerencia General.
  • En lo posible, se debe buscar minimizar este tipo de invitaciones, por lo tanto, es mejor que Indfar corra con los gastos de los eventos sociales antes mencionados, con el ánimo de mantener la mayor imparcialidad posible.
  • No se recomienda aceptar estos viajes e invitaciones en momentos de negociaciones claves durante el año, para evitar malas interpretaciones.
  • Si se presentaran eventos diferentes a los mencionados anteriormente, éstos, debe ser aprobado por la Gerencia General.

15. Esta política debe ser compartida anualmente con los proveedores y hacer parte de los acuerdos de servicio que se suscriban con ellos, para un entendimiento claro del contexto en que se generan las relaciones comerciales.

16. Para homologar los criterios del laboratorio, o las diferentes divisiones en Indfar respecto de (sin que esto sea taxativo) interpretación de normas, inspecciones y ensayos normativos, se realizarán consultas con otros organismos debidamente acreditados o directamente con la autoridad competente.

17. Los colabores de Indfar, en caso de detectar actividades dudosas, en cualquier nivel de la organización, que pudieran poner en riesgo la integridad y confianza de Indfar, deben contactarse vía whatsaap al +569 83611781 para denunciar esos hechos; ese número es la línea destinada por la Junta Directiva para atender e investigar las denuncias.

18. El factor de imparcialidad en el análisis de riesgo y el mismo documento debe ser revisado con una frecuencia menor a 12 meses. GG-FOR-009 Análisis de Riesgo Imparcialidad.

6. Implicaciones al no cumplimiento de esta política.

El incumplimiento de alguna de estas políticas debe ser denunciado de inmediato a la Gerencia General, Gerencia Técnica y de Calidad o a la Junta Directiva en caso de sea la Gerencia General la que incurriendo en la falla; así como a las gerencias de Recursos Humanos en los países fuera de Chile donde trabaja el colaborador.

Con el fin indicado en el párrafo anterior, la Empresa ha adoptado una “Política de Prevención de Delitos”, cuyo objetivo es establecer los lineamientos sobre los cuales se sustenta la adopción, implementación y operación del “Modelo de Prevención de Delitos” de acuerdo a lo establecido por la Ley N° 20.393, sobre Responsabilidad Penal de las Personas Jurídicas, así como también para la prevención de otro tipo de conductas impropias tipificadas en leyes y reglamentos de organismos fiscalizadores, así como en la normativa establecida por la propia Empresa.

El “Modelo de Prevención de los Delitos”, en adelante el “Modelo de Prevención” o “MPD”, incluye la designación de un Encargado de Prevención de Delitos o “EPD”, que goza de autonomía y a quien se le ha provisto de los recursos y medios materiales como también de las facultades suficientes para el desempeño de sus funciones. Dicho EPD, en conjunto con la administración, ha establecido un sistema de prevención de los delitos para la Empresa, identificando las actividades o procesos que, dentro de la organización, puedan generar o incrementar el riesgo de comisión de los citados delitos; estableciendo protocolos, reglas y procedimientos específicos que permitan a los responsables programar y ejecutar sus tareas o labores de una manera que los prevenga; identificando al mismo tiempo también los procedimientos de administración y auditoría de los recursos financieros que permitan a la entidad prevenir su utilización en los delitos señalados.

Finalmente, se ha establecido sanciones administrativas internas, así como procedimientos de denuncia o persecución de responsabilidades pecuniarias en contra de las personas que incumplan el sistema de prevención señalado.

El incumplimiento de esta política debe ser documentado y registrado en la carpeta de personal con copia a la dirección del trabajo, siendo considerado una falta grave y ser causal de despido justificado inmediato.