Política de imparcialidad, juicio e integridad operativa
- Indfar para mantener su independencia, imparcialidad, juicio e integridad en los resultados de los servicios realizados, considera los siguientes aspectos:
- El procedimiento IG-PCE-002 y su política son parte integral del proceso de inducción de los colaboradores nuevos y la reinducción del personal antiguo cuando así se requiera.
- Es obligación de todos los colaboradores aplicar esta política, se entiende y espera, que cada uno de ellos ante cualquier duda sobre ¿qué es?, o si alguna de sus acciones podría generar conflicto de interés, faltas a la imparcialidad, juicio e integridad, use su criterio, se rija bajo el código de ética y reglamento interno de higiene y seguridad, pero además consulte de forma inmediata a cualquiera de las dos Gerencias de la compañía.
- Todo colaborador de Indfar se compromete, sin distinción alguna, a tener un trato respetuoso e imparcial con cada uno de los stakeholders de la compañía y en cada uno de los servicios ejecutados. Si existiese alguna causa que pudiera generar parcialidad, El colaborador se compromete, de manera inmediata, a notificar a cualquiera de las Gerencias.
- Cada uno de los colaboradores de Indfar manifiesta expresamente que, en atención a su trabajo en la Empresa, se obliga a salvaguardar la información confidencial y los derechos de propiedad intelectual e industrial de Indfar y sus stakeholders; se obliga expresamente por este acto a abstenerse absolutamente de hacer uso de la información y antecedentes estratégicos aludidos en otras finalidades que no sean aquellas propias de su labor, a no revelar, ni informar ni divulgar a otros, y en caso de duda sobre el carácter confidencial de la información, el colaborador tendrá la obligación previa de consultar a su respectiva jefatura y a cualquiera de las Gerencias de la compañía.
- Todo colaborador de Indfar debe informar de manera inmediata a la Gerencia General y a la Gerencia Técnica y de Calidad, si él o ella tiene una relación consanguínea o de afinidad con cualquiera de los stakeholders o demás personas que estén o vayan a estar involucradas en cualquiera de los procesos de abastecimiento, comercial y servicio con Indfar.
- Queda explícitamente prohibido a todos los colaboradores de Indfar, que tengan vínculo de consanguinidad o afinidad con un stakeholder, participar en cualquier etapa (antes, durante y después) de los procesos comerciales, de abastecimiento y de ejecución de servicio en el que su lazo consanguíneo y/o afinidad esté involucrado.
- Los colaboradores de Indfar se obligan, a que mientras se encuentre vigente la relación laboral, a no realizar, actividades extra-laborales dentro o fuera del horario de trabajo, en el Laboratorio o en cualquier otra instalación, por cuenta propia o ajena, cualquier actividad directa o indirecta, permanente o transitoria, remunerada o no, que impliquen competencia, que generen una repercusión negativa o un conflicto de interés con las actividades propias del giro de Indfar y/o sus empresas relacionadas.
- Los colaboradores de Indfar se obligan a No participar directa o indirectamente como proveedores de bienes o servicios externos requeridos por Indfar.
- Los colaboradores de Indfar se obligan a comunicar de forma inmediata a la Gerencia General cuando le sea solicitado o esté participando en entrevistas o procesos externos de contratación ya sea para puesto similares o de “salto de nivel” (skip-level), entendiendo que no hacerlo, puede poner en riesgo la confianza, la confidencialidad y la imparcialidad de Indfar con sus stakeholders.
- Los acuerdos técnicos serán realizados únicamente por el Gerente Técnico y de calidad de Indfar y los acuerdos comerciales serán realizados únicamente a través de la Gerencia General de Indfar; de esta forma se evita que el personal pueda hacerse un juicio sobre el cliente, proveedor o servicio solicitado que pueda generar un conflicto de interés o parcialidad al momento de realizar su trabajo.
- Ningún colaborador de Indfar debe dar por cuenta propia o ajena, a los stakeholders actuales o potenciales gratificaciones, favores o cualquier cosa de valor que influencie la toma de decisiones.
- Ningún colaborador de Indfar debe solicitar, insinuar o aceptar gratificaciones, comisiones, bonificaciones de ninguna especie, favores o cualquier cosa de valor de parte de los stakeholders actuales o potenciales de la compañía. En caso de recibir algún obsequio catalogado como suntuosos (de lujo), el colaborador debe informar a su jefe inmediato para proceder con la devolución de este. En el caso que no pueda devolverse (entendiéndose por parte de Indfar, que ese regalo se maneja dentro de un contexto especial, como celebración nacional, reconocimiento, etc.) debe ser entregado a la Gerencia General para ser donado a una fundación, evitando así que se genere un conflicto de interés en la relación comercial y/o compromiso adicional más allá de lo estrictamente profesional.
- La Gerencia General siempre mostrará el soporte de haber realizado la donación a una fundación.
- Se debe evitar la recepción de estos regalos en periodos de negociación, o licitaciones, así se esté cumpliendo con los montos y parámetros establecidos en esta política.
- Entendiendo la importancia de generación de nuevas alternativas de abastecimiento, incremento de la Innovación, generación de nuevos negocios, cultivar, desarrollar y mantener una buena relación comercial con los diferentes stakeholders, la Gerencia General y la Gerencia Técnica y de Calidad de Indfar podrían estar autorizados a aceptar invitaciones a desayunos, almuerzo y cenas de trabajo para los clientes y por parte de los proveedores, realizar visitas a instalaciones del proveedor solo con el ánimo de generar un espacio de cortesía, ambiente de transparencia y conocimiento mutuo para el desarrollo del potencial negocio con el proveedor.
- Estas invitaciones se rigen bajo los siguientes criterios:
- Para clientes y proveedores claves / estratégicos, se debe procurar que estas invitaciones sean compartidas con la empresa en un 50% de las veces.
- Para proveedores estándar cada evento y/o invitación (cuenta a pagar) será asumida 50% por el proveedor y 50% por Indfar.
- Solo se pueden aceptar invitaciones para viajes con gastos pagados total o parcialmente por parte de los proveedores (estratégicos, claves y estándares), siempre y cuando estos estén relacionados con proyectos específicos, capacitaciones, ferias o foros, que permitan el mejoramiento de la relación comercial con el proveedor y aporten valor al negocio.
- Todo viaje pagado por el proveedor debe ser en clase económica y habitaciones estándar acorde con la disponibilidad de reservas del momento, siguiendo las políticas de viaje que Indfar aplica internamente. Las excepciones deben estar aprobadas por la Gerencia General.
- En lo posible, se debe buscar minimizar este tipo de invitaciones, por lo tanto, es mejor que Indfar corra con los gastos de los eventos sociales antes mencionados, con el ánimo de mantener la mayor imparcialidad posible.
- No se recomienda aceptar estos viajes e invitaciones en momentos de negociaciones claves durante el año, para evitar malas interpretaciones.
- Si se presentaran eventos diferentes a los mencionados anteriormente, éstos, debe ser aprobado por la Gerencia General.
- Esta política debe ser compartida anualmente con los proveedores y hacer parte de los acuerdos de servicio que se suscriban con ellos, para un entendimiento claro del contexto en que se generan las relaciones comerciales.
- Para homologar los criterios del laboratorio, o las diferentes divisiones en Indfar respecto de (sin que esto sea taxativo) interpretación de normas, inspecciones y ensayos normativos, se realizarán consultas con otros organismos debidamente acreditados o directamente con la autoridad competente.
- Los colabores de Indfar, en caso de detectar actividades dudosas, en cualquier nivel de la organización, que pudieran poner en riesgo la integridad y confianza de Indfar, deben contactarse vía Whatsapp al +569 83611781 para denunciar esos hechos; ese número es la línea destinada por la Junta Directiva para atender e investigar las denuncias.